Web会議の例
会議内容
キューブ1会議
キューブ会議もWebを前提とする。
参加時間
13：59
1分前（13：59）には参加して待機し、参加者が揃った時点ですぐに開始する。開始時間（14：00）になっても参加しない人がいなくても待たずに開始する。
開始時間
14：00～15：00
原則は30分終了。終わり次第終了を心掛ける。
主催者
主催者が事前準備、参加者の選定、当日の司会進行、議事録確認、次回日程確認まで行う。
参加者
笠岡、安川
指名された参加者は有意義な会議となるように会議で発言し、会議に貢献する。
議事録作成者
指名された議事録作成者はクイックな議事録作成を行う。
会議の種類
- キューブ会議、全体会議、プロジェクト会議、パートナー会議、など（会議のほか面談（「4ヶ月面談」、「年1評価面談」、「入社1ヶ月面談」や研修がある）
会議の目的
- アイデアの発掘（入力作業の効率化、無駄なOS業務の削減など）
- ミス防止の確認（届出書の提出もれなど）
- 進捗状況の管理（決算、届出書など）
- 情報・事例の共有（税制、他社事例、事故事例など）
- 下位者の育成（新人は先輩の話を聞いているだけで勉強になる）
- 重要事項の意思決定（担当変更、備品購入など）
会議のルール
- 必要なプロジェクトは会議体を設置し、目的が達成されたら会議体は解散する。
- 急ぎや重要な案件は会議でまとめて報告ではなく、チャット・メールで迅速に共有する。
- トップダウンではなくボトムアップとなるように、主催者・参加者全員で会議に貢献する。
会議開始前準備
- 会議の主催者は事前にアジェンダを準備し、参加者全員に事前（前日まで）に共有する。
- アジェンダは原則としてGoogleドキュメントとするが、継続的な会議ではない場合は（Googleドキュメントの作成負担を考慮して）Wordも可能とする。
- ノープランの会議、事前準備のない会議は無駄。
- 主催者は事前資料を読むだけにならないように注意する。
- 原則Web開催で、原則レコーディングし、不参加の人も後日確認できるようにする。（明らかにレコーディングしても意味がない場合はレコーディング不要）
- 主催者は継続的な所内プロジェクト・所内会議につき、議事録、会議資料を保存するためのフォルダを作成し、周知する。
- 会議のダブルブッキング防止のため、主催者は所内参加者に対してGoogleカレンダーの会議出席依頼を送信する。Googleカレンダーには、Agenda、該当フォルダ、Web会議URLなどの会議に必要な情報を明記する。
スタート時間
- 参加者は開始1分前までに入室して、マイクオフ、カメラオフで待機する。
- 主催者は全員が揃った時点（13時59分など）で会議を開始する。
- 全員が揃わなくても、開始時間（14時00分など）になったらすぐに会議を開始する。
- 参加が遅れている人は待たない。
- 開始時間がずれるとその分だけ無駄な時間が生じる。
- 特に単価の高い上位者に無駄な時間が生じないようにする。
参加者
- 発言しない人は参加しない。
- 振られたら何かコメントする。賛成・反対・質問・感想くらいのコメントは必要。
- 参加者はWeb会議の意識決定に貢献する意識を持つ。
- ただ聞いているだけの参加者はさぼっているのと同じ。
- 分からないことはその場で聞く。
メンバー紹介（特に外部とのWeb会議）
- 参加者の中で初めて会う人がいる場合、主催者は自己紹介・他己紹介を必ずしてから開始する。
- 見知らぬ参加者がいる場合、質問が生まれないなど会議の質の低下に影響する。
- Web会議の自分の名前を表示する。税理士などは「朝倉（税理士）」など記載する。
会議時間
- 会議は原則（1時間ではなく）30分とし、できるだけ早く終わることを心掛ける。
- 原則として最大で1時間とし、1時間を超える場合は別途開催すること検討する。
- 会議時間はアジェンダの事前確認で無駄を省くことができ、短縮することができる。
- チャージレートを意識し、会議の総コストを認識する。
議事録
- 議事録担当は会議中から議事録を作成し、原則として会議の終了とともに書き終える。
- 議事録はスピードを優先し、AMS承認申請前のレビューはなしで、議事録作成者より直接AMS申請を原則とする。
- 議事録作成者は（効率性の観点から）主催者とは別とする。
- 箇条書きOKで、読みやすい議事録とするための文章作成作業時間は不要。
- 会議終了後に時間をかけて作成する、ということは避ける。
会議終了後
- 主催者は会議によって何が決まったかを最後に確認する。
- 次回の会議の日程を決めて終了する。
以上
