2023年10月1日から、新たにインボイス制度（適格請求書保存方式）がスタートします。インボイス制度が始まることにより、ほとんどの事業者が影響を受けるといわれており、制度についてきちんと把握することは、事業を行ううえで必須であるといっても過言ではありません。
インボイス制度は扱いが複雑なものであるため、紙媒体によって行おうとすると不便なことも起こりえます。それに対応するべく、インボイス制度は電子データで扱うことも許されています。それが電子インボイス制度と呼ばれるものです。
本記事では、電子インボイス制度とはどのようなものかについて、基本的なことからわかりやすく解説します。電子インボイス制度を採用するメリットやデメリット、そもそもインボイス制度に向けて準備すべきことは何かといったことが、本記事を読むことで理解できることでしょう。
目次
そもそもインボイス制度とは？
インボイス制度とは、仕入税額控除を適用する際に、仕入先からインボイス（適格請求書）を発行してもらうことを義務付ける、新たな制度のことです。2023年10月1日からスタートします。
仕入税額控除とは、売上に含まれる消費税を国に納める際、そこから仕入れに含まれる消費税分を控除できる仕組みのことです。
たとえば課税売上が990万円（うち消費税90万円）で、仕入額が550万円（うち消費税50万円）だったとしましょう。通常であれば90万円をそのまま国に消費税として納める必要がありますが、仕入税額控除を適用することにより、90万円から50万円を差し引いた40万円のみ納税すればよいことになります。
これまでは仕入税額控除を適用するにあたって、仕入先から発行してもらう請求書に厳格なルールはありませんでした。しかしインボイス制度の導入後は、規定のフォーマットに基づいたインボイスを発行してもらわない限り、仕入税額控除が適用できなくなります。
電子インボイスとは？
電子インボイスとは、課税事業者である取引先に対して発行するインボイスを電子データ化したものを指します。具体的には、以下のような方法で交付されたインボイスが電子インボイスに該当します。
- 光ディスクや磁気テープなどの記録用媒体による交付
- EDI取引による交付
- 電子メールによる交付
- インターネット上のサービスを通しての交付
インボイスとして求められる内容には変わりありません。以下の記載がなされている必要があります。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容
- 税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率
- 消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
電子インボイスは、改正電子帳簿保存法に準じて保存する必要があります。インボイスを発行する側が電子インボイスの形で交付してきた場合、それを受け取る側は電子帳簿保存法に従って保存することで、初めて仕入税額控除の適用を受けられます。
電子インボイスの標準仕様は「Peppol」準拠
「Peppol（ペポル）」とは、欧州を中心とした国際的な公共調達のためのオープンな電子取引ネットワークのことです。標準化された電子ドキュメントの交換を実現するプロジェクトの名前となります。
インボイス制度の導入にあたって、その電子データ版にはPeppolが採用されることになりました。
Peppolを標準仕様とすることにより、多くの企業が低コストで電子インボイスを導入することが可能となります。国内だけでなく、海外の企業と取引する際にもスムーズに対応できることが期待されています。
なお、Peppolはあくまでも「電子インボイスに利用できる規格」として採用されたのであり、必ずしもこの形式でなければならないわけではありません。
電子インボイスの5つのメリット
電子インボイス制度の導入により、企業や個人事業主は数多くのメリットを享受することができます。代表的なものとしては、以下の5つが挙げられます。
- データ処理を効率化できる
- データの改ざんを防止できる
- 管理コストを削減できる
- リモートワークに対応できる
- 海外との取引が簡単にできる
順番に見ていきましょう。
データ処理を効率化できる
電子インボイスの大きなメリットの一つが、データ処理の効率化です。
従来の紙ベースの請求書や受領書は、手作業での入力や処理、さらには物理的な保管場所の確保といった手間や時間がかかる作業がともなっていました。しかし電子インボイスの導入により、請求書や受領書は電子的に瞬時に処理され、システム間での連携もスムーズに行われるようになります。
電子インボイスの導入により、データの入力ミスや取引情報の相互を大幅に削減することが可能となり、全体としての業務プロセスが高速化します。
特に大量の取引を行う大手企業や、取引先が多岐にわたる中小企業において、効率化の恩恵は大きいといえるでしょう。
データの改ざんを防止できる
電子インボイスを導入することによってデータの改ざんを防止できるようになるのも、特筆すべきメリットの一つです。
取引におけるデータの完全性は極めて重要であり、安全性が問われることは企業の信頼性やブランドイメージを大きく損なう恐れがあります。
昔ながらの紙ベースのやり取りでは、物理的な文章を手動で修正したり新たに発行したりすることによる、意図的な改ざんのリスクが常に存在しました。
しかし、電子インボイスは根本からデータ改ざんの問題を解消します。先進的なデジタル署名技術や暗号技術を組み込むことで、一度生成されたインボイスの内容の完全性を確保することも可能だからです。
総務省では、電子インボイスに適格請求書発行事業者の登録情報を付与した電子署名（eシール）の導入を検討しています。
管理コストを削減できる
紙ベースではなく電子インボイスを利用することで、管理コストを大きく削減できます。
紙ベースのインボイスを管理しようとすると、多岐にわたるコストや労力がともないます。物理的な印刷や郵送、保管のためのスペースの確保などが代表例でしょう。紙ベースのインボイスを管理するコストは一見小さいように思えますが、長期にわたり積み重なることで企業の財務にとって大きな負担となる恐れがあります。
電子データとしてインボイスを保存することで、検索やアクセス、管理が容易になり、従業員がこれらのタスクにかける時間も大幅に削減されます。結果として企業は、より付加価値の高い業務にリソースを割くことができるようになり、全体としての業務効率も大きく向上するでしょう。
リモートワークに対応できる
新型コロナウイルスの影響をきっかけとして、リモートワークやテレワークといった働き方が急速に広まり、企業の業務スタイルも大きく変化しました。このような状況のなかで電子インボイスを導入することにより、場所に縛られずに業務を遂行することが可能となります。
従来の紙ベースの請求書では、物理的な書類を手元に持たなければ処理ができないため、リモートでの作業が難しい場面も多くありました。しかし電子インボイスの場合、インターネット環境が整っていればどこからでもアクセスできます。請求書の作成や確認、承認作業などがスムーズに行えるでしょう。
電子インボイスにより、企業の業務の継続性が保たれるだけでなく、従業員の柔軟な働き方を支えることにもつながります。
海外との取引が簡単にできる
電子インボイスを利用することによって、国際的な取引が容易になるのも重要なポイントです。
世界ではすでにPeppolを使ったデータによる取引が行われており、Peppolを採用する電子インボイスを利用することにより、国際的な取引をする場合も国内と同じ感覚でスムーズにやり取りできるようになります。
国際的な取引が多い企業にとっては、海外との取引が楽になるというメリットが大きいといえるでしょう。
サン共同税理士法人には、インボイス制度の導入を支援するための専門知識を有したプロフェッショナルが多数在籍しています。お客様のどのようなお悩みに対しても、豊富なノウハウに基づいて的確なアドバイスとサポートをするので、まずは気軽にご相談ください。
電子インボイスの3つのデメリット
電子インボイスは数多くのメリットを持つものですが、一方で実際の導入や利用にあたってはいくつかのデメリットも存在します。代表的なものとしては、以下の3つが挙げられます。
- 電子データ保存のルールを社内で徹底する必要がある
- 電子インボイスを扱えない取引先もある
- 導入にコストがかかる
いずれも導入前にきちんと理解しておくべきことばかりなので、以下の解説をよく読んでおきましょう。
電子データ保存のルールを社内で徹底する必要がある
電子インボイスを導入する際の課題として、電子データの保存方法や管理ルールの確立が挙げられます。
電子データは物理的な紙媒体とは異なり、データの消失や破損のリスクが伴います。そのためバックアップの頻度や方法、データのアクセス権限の設定など、細かいルールを社内で設定し全員がそれを遵守しなければいけません。
また、万が一のデータ消失やサーバーダウン時の対応策も考慮しておく必要があるでしょう。
電子データの保存方法や管理体制をしっかりと構築しないと、重要なインボイスのデータを失うリスクが増大します。初期の段階からしっかりとした体制を築き上げることが求められます。
電子インボイスを扱えない取引先もある
すべての取引先が、電子インボイスを扱えるとは限りません。特に中小企業や地域密着型の企業、そして個人事業主のなかには、ITインフラの整備が進んでいないところも多く見受けられます。
これは、導入に関する知識やコスト面での課題、さらには適切な情報を入手する手段が限られていることなどが背景にあると考えられます。
電子インボイスを導入している企業からすると、こうした取引先との間で生じる情報の非対称性は、業務処理の非効率やミスの原因となる可能性があるでしょう。電子インボイスを導入しているにもかかわらず、取引先の対応が進んでいないために、従来の紙ベースのやり取りを継続せざるを得ないという状況になるケースも考えられます。
この場合、電子データと紙媒体の両方を管理しなければならなくなり、むしろ電子インボイスを導入したことで余計にコストがかかってしまうことになりかねません。これはデメリットであるといえるでしょう。
導入にコストがかかる
電子インボイスの導入を検討する際、多くの企業が直面する課題の一つが初期投資の問題です。具体的には、導入に必要なソフトウェアのライセンス料、ハードウェアの更新や導入、または電子インボイスに特化した新しいシステムの開発・カスタマイズなどのコストが考えられます。
さらに、従業員向けの研修や教育のための費用も考慮する必要があるでしょう。これらの初期投資は、特に中小企業にとっては大きなハードルとなることがあります。
しかしここで注意すべきなのは、短期的な導入コストを見るだけでなく、長期的なメリットもしっかりと視野に入れた検討が必要だということです。
インボイス制度に向けて準備するべき3つのこと
インボイス制度に向けて準備するべきこととしては、主に以下の3つが挙げられます。
- 適格請求書発行事業者になるための登録申請
- 請求書フォーマットの変更
- 業務フローの見直しなど
いずれも重要な要素なので、以下の解説をしっかり読み込んでおきましょう。
適格請求書発行事業者になるための登録申請
インボイス制度を活用するためには、適格請求書発行事業者としての登録が必要です。これにより規定のフォーマットに乗っ取ったインボイスを発行できるようになり、課税事業者である取引先の仕入税額控除に協力できることになります。
登録申請をする際には、登録申請書をダウンロードし、必要事項を記載して住所地を管轄するインボイスセンター宛に郵送します。
申請書は税務署によって審査をされ、それに通ることができれば登録番号が通知されます。
またe-Taxを利用した申請も可能です。この場合はe-Taxのソフトを利用し、質問内容に答えていくだけで申請が完了します。
請求書フォーマットの変更
インボイス制度の導入にともない、請求書のフォーマットも変えなければいけません。具体的には前述した通り、必ず記載することが定められた内容をきちんと記載する必要があります。
正しいインボイスを発行できる状態を作るためには、インボイス制度に対応したシステムを導入する必要があるでしょう。クラウド型のサービスを使っている場合には自動的にアップデートされることが期待できますが、そうでない場合には手動によるアップデートや、場合によってはシステムの入れ替えなどが必要になる場合もあります。
業務フローの見直しなど
電子インボイスの導入により、単なるシステム変更以上の影響を受ける可能性があります。業務の流れや手続き、車内のコミュニケーション方法など、多岐にわたる部分に変化が求められるかもしれません。
たとえば従来は紙ベースで行われていた承認や確認作業が、電子的に一元化されたデータベース上で行われるようになるため、スピーディーな対応やリアルタイムの情報共有が可能となります。
しかし電子インボイス制度にともない新たな問題点や課題も生じる可能性があるため、社内のルールや業務フローの見直し、必要に応じた研修や教育プログラムの実施など、前向きかつ継続的な取り組みが求められるでしょう。
電子インボイス制度についてお悩みの方はサン共同税理士法人へ
電子インボイス制度の導入は、企業の経理・財務部門だけでなく、業界全体に影響をおよぼす大きな変化となります。紙ベースの請求書の管理から、電子データとしての管理へと大きくシフトすることで、導入初期にはさまざまな課題や難しさがともなうでしょう。
データの形式や内容、保存方法、そして関連する税務処理など多岐にわたる変更が必要となり、正確で効率的な業務運営を実現するためのサポートが必要になるかもしれません。
電子インボイス制度についてお悩みの方は、ぜひ弊社・サン共同税理士法人までお問い合わせください。
サン共同税理士法人には、電子インボイス制度の導入を支援するための専門知識を有したプロフェッショナルが多数在籍しています。お客様のどのようなお悩みに対しても、豊富なノウハウに基づいて的確なアドバイスとサポートを提供する準備があります。
初回相談は無料となっておりますので、ぜひお気軽にご利用ください。
電子インボイス制度に関するよくある質問
- 電子インボイス制度とはどのようなものですか？
- 電子インボイス制度とは、2023年10月から始まるインボイス制度におけるインボイス（適格請求書）を、電子データの形でやり取りする制度を指します。電子インボイス制度により、紙ベースでは不便だったさまざまなことが、容易に行えることが期待できます。
電子インボイス制度は、欧州などで積極的に採用されている標準仕様である「Peppol」に準拠しています。そのため海外の企業とのやり取りもスムーズに行うことができ、国際的に活躍する企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
- 電子インボイス制度を利用するメリットは何ですか？
- 電子インボイスを利用するメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
- データ処理を効率化できる
- データの改ざんを防止できる
- 管理コストを削減できる
- リモートワークに対応できる
- 海外との取引が簡単にできる
安全性と効率性を中心として、より業務効率がアップすることが期待できます。
一方のデメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 電子データ保存のルールを社内で徹底する必要がある
- 電子インボイスを扱えない取引先もある
- 導入にコストがかかる
共通するのは、変化に対応するのにはそれなりにコストがかかるという点でしょう。
電子インボイス制度についてのまとめ
2023年10月から始まるインボイス制度は、多くの事業者に影響を与えるものです。インボイス制度が始まることにより、会計処理が複雑になるなど新たな課題が発生するケースも少なくありません。
しかし電子インボイス制度を導入することによって、安全性と効率性を高めることが可能となります。導入する段階ではある程度のコストがかかりますが、そこを乗り越えれば業務が楽になり、トータルで見た場合に大きなメリットをもたらすでしょう。
本記事を参考にして、ぜひ電子インボイス制度の導入を前向きに検討してみてください。
2008年5月よりデロイト トーマツ税理士法人GES部門に勤務し、海外拠点を多く持つ日本・海外企業に対する国際人事異動に関するアドバイザリー業務などに従事。
2011年11月、ビジネスタックスサービス部門に異動し、約9年間勤務。マネジャーとして国内上場企業や外資系企業の税務コンサルティング業務及び税務コンプライアンス業務、税務顧問及び業務効率化提案などを行ってきた。
2020年12月、約12年間マネジャーとして勤務したデロイト トーマツ税理士法人を退職。
2021年1月にサン共同税理士法人に参画し、同月、横浜オフィス所長に就任。
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